章程与制度

第一章 总则

第一条 制度目的

为规范安徽张海银种业基金会（以下简称“基金会”）公益项目管理流程，提升项目实施效能与资金使用透明度，根据《慈善法》《基金会管理条例》及基金会内控体系要求，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于基金会自主实施的公益项目（以下简称“自办项目”）及资助社会组织开展的公益项目（以下简称“资助项目”），覆盖项目全生命周期管理。

第三条 基本原则

目标导向：项目需符合基金会宗旨，聚焦种业振兴、乡村振兴、民生帮扶、农耕教育、公益行业共建等。

合规优先：严格遵守法律法规及基金会内控要求，确保资金使用合法合规。

开放透明：定期公开项目进展、资金使用及成果，接受社会监督。

第二章 管理架构与职责

第四条 决策机构

理事会：负责项目战略规划审批、重大项目立项决策及年度预算核准。

项目管理委员会：由理事、专家及秘书处负责人组成，负责项目方案评审、执行监督及结项验收。

第五条 执行机构

项目部：

（一）自办项目：负责需求调研、方案制定、执行推进及成果总结。

（二）资助项目：负责合作方筛选、协议签署、技术指导及进度跟踪。

财务部：负责预算审核、资金拨付、使用监管及财务报告编制。

监事会：对项目合规性、资金使用及制度执行进行独立监督。

第三章 项目立项管理

第六条 立项流程

一、需求调研

自办项目：通过实地走访、问卷调查等方式形成《需求分析报告》。

资助项目：发布项目征集公告，明确资助范围、申请条件及评审标准。

二、方案编制：提交《项目建议书》，包含项目背景、目标、实施计划、预算明细及风险预案。

资助项目需附加合作方资质证明（如社会组织法人登记证书、过往项目案例）。

三、评审决策：项目管理委员会对方案进行量化评分（目标清晰度30%、预算合理性25%、风险可控性20%、社会效益25%），90分以上通过。

根据项目额度的大小，对项目管理委员会审核通过的项目逐级上报审批：人民币50万元以下的项目，由秘书长审核后报理事长审批决定；人民币50万元至100万元以下的项目，由理事长审核后提交理事长办公会审批决定；人民币100万元以上的项目属重大项目，提交理事会审批决定。

若项目内容涉及到民政部门规定的重大事项，则在项目启动前向民政部门报备。

第七条 协议管理

自办项目：实施方案中明确部门职责与时间节点。

资助项目：与合作方签订《资助协议》，约定资金用途、成果指标、违约责任及信息公开要求。

第四章 项目执行与监控

第八条 执行管理

一、进度控制

自办项目：实行“月度例会”机制，项目负责人每月汇报项目进度。

资助项目：项目负责人或基金会委托的志愿者应通过电话、电邮等方式与执行机构保持积极有效的日常沟通，及时跟进、了解项目进展情况，确保项目的顺利实施；项目负责人、基金会委托的志愿者等可根据需要随时对项目的实施情况进行现场检查，必要时可聘请外部专家进行指导，执行机构应积极配合。检查完毕后，负责人应撰写检查报告，对检查中发现的问题提出整改建议，报基金会审核同意后向项目执行机构提出并要求落实整改建议。

对于一年期以上的资助项目，执行机构应提交《实施进展报告》，含照片、受益人名单等佐证材料；不足一年期的项目，项目完成后应提交项目结项报告和结项财务报告。

二、资金使用

严格按预算执行，单笔支出超5万元需提交理事长预审。

资助项目资金分两期拨付：协议签署后拨付70%，结项评估通过后拨付30%。

下列财务报告应经外部会计师事务所审计：年度财务报告、资助金额在人民币50万元以上项目的结项财务报告；金额虽不到人民币50万元但持续时间三年以上项目的结项财务报告；项目结项报告应包括如下内容：项目基本情况、执行情况、受益人情况、公益效益评估等。

第九条 风险防控

第五章 项目结项与评估

第十条 结项流程

一、自办项目

提交《结项报告》，含目标达成情况、资金使用明细、受益人反馈及案例故事。

根据实际需要，委托第三方机构进行财务审计与效果评估。

二、资助项目

合作方提交《自评报告》《财务报告》，附成果证明（如培训签到表、物资发放记录）。

项目管理委员会进行现场验收，填写《结项评估表》（目标达成度、资金合规性、社会影响力三维度评分）。

资助项目结项检查完毕后，项目负责人应根据项目实施情况、执行机构提交的结项报告和财务报告，撰写项目结项报告，报基金会审核同意后予以结项。结项报告应包括如下内容：项目基本情况、执行情况、社会效益评估等。

第十一条 成果运用

内部复盘：召开项目总结会，形成《问题清单与改进建议》，纳入基金会项目库。

外部传播：通过官网、公众号发布项目成果报告，资助项目需标注合作方名称及贡献。

持续跟踪：对受益人进行定期或不定期回访，监测长期效益（如农户收入增长、技能应用情况）。

第六章 监督与问责

第十二条 监督机制

一、内部监督

监事会抽查项目档案，重点核查资金使用与协议履行情况。

财务部按半年度生成《项目预算执行率报告》，预警超支项目。

二、外部监督

聘请会计师事务所进行年度专项审计，出具无保留意见报告。

在基金会官网公示项目进展与资金明细，接受社会监督。

第十三条 问责条款

轻微违规（如进度延迟15%以内）：项目负责人书面说明原因并提交整改计划。

重大违规（如挪用资金、伪造材料）：终止项目执行，追究法律责任并列入黑名单。

第七章 项目档案管理

第十四条 档案管理

项目档案是在项目立项、评审、实施、监督管理过程中直接形成、具有一定的保存价值，体现为文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史